Hybrid Event Là Gì? Tại Sao Sự Kiện Hỗn Hợp Là Xu Hướng Trong Năm 2023?

Tổ chức sự kiện Hybrid Event đang là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn trong thời đại hiện nay, không chỉ là vì nó đáp ứng được những nhu cầu từ thực tế mà còn vì những lợi ích, giá trị mang lại từ loại hình sự kiện này. Vậy trong bài viết này, Phúc Thành Nhân sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về HybridEvent nhé! Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về định nghĩa, lợi ích mang lại và lý do tại sao giải pháp này lại được nhắc đến nhiều như vậy!

Hybrid Event là gì và những thông tin mà bạn cần biết!

Hybrid Event là gì?

Hybrid Event là gì? Hybird Event dịch ra có nghĩa là sự kiện hỗn hợp, hay còn có tên gọi khác là Sự kiện trực tuyến lai, sự kiện kết hợp,... Đây là loại hình kết hợp giữa Virtual Event và sự kiện trực tiếp thông thường (In-person Event), với sự kiện hỗn hợp, ta sẽ sử dụng các công nghệ hiện đại và kết hợp với những hoạt động trong sự kiện truyền thống để mang đến các trải nghiệm tham gia tốt nhất, dễ dàng nhất cho người tham dự.

Các đơn vị tổ chức sẽ vẫn bám vào các hoạt động của sự kiện trực tiếp như khán giả, sân khấu, nội dung,... và kết nối trực tuyến với nhiều khách tham dự, tạo nên sự tương tác với sự kiện hỗn hợp, dù họ có đang ở bất kỳ nơi đâu. Ta sẽ cần phải áp dụng các nền tảng trực tuyến như: Livestream, Webinar,... để có thể tạo sự kết nối.

Lý do HybridEvent được nhắc đến nhiều trong năm 2021?

Một trong những lý do Hybrid Event được nhắc đến nhiều như vậy trong năm 2021 chính là nhờ sự tác động từ đại dịch Covid-19. Chắc hẳn bạn cũng thấy rằng sự ảnh hưởng từ đại dịch Covid đã có hậu quả ra sao với các nền kinh tế, ngành sản xuất và trong số đó phải nhắc đến cả lĩnh vực tổ chức sự kiện. Mặc dù có thể hiện nay, tình hình Covid đã được kiểm soát, nhiều khu vực đã bắt đầu mở cửa, thế nhưng nhiều lệnh hạn chế vẫn còn áp dụng, làm ảnh hưởng trực tiếp đến các doanh nghiệp tổ chức sự kiện.

Và giải pháp sự kiện hỗn hợp trở thành lựa chọn khả dĩ nhất lúc này. Sự kiện hỗn hợp là kết hợp giữa 2 yếu tố Virtual Event và sự kiện trực tiếp, mang đến nhiều lợi ích trong việc tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp. Nếu chuyển đổi sang hoàn toàn sự kiện trực tuyến có thể không đạt được doanh thu hiệu quả và yêu cầu về thiết bị là rất lớn. Thế nên việc lựa chọn Hybrid Event rõ ràng là sự cần thiết!

Lợi ích mà giải pháp sự kiện hỗn hợp mang lại:

• Trước hết, Hybrid Event giúp ta thu hút nhiều khách hàng và người tham dự hơn, không còn lo lắng đến vấn đề về địa lý. Nếu bạn ở Việt Nam, ta hoàn toàn có thể tham gia đầy đủ các sự kiện tại nước ngoài thông qua các thiết bị hiện đại được kết nối Internet.
• Khả năng tương tác cực cao, đừng nghĩ rằng tổ chức thông qua một phần trực tuyến sẽ làm giảm sự kết nối giữa người tham dự. Người tham dự có thể chia sẻ, trò chuyện, Like,... qua đó tăng sự tương tác với nhau.
• Dĩ nhiên, yếu tố chi phí sẽ giảm đáng kể do ta không cần phải tốn tiền để di chuyển, chưa hết còn tránh được nhiều rủi ro về dịch bệnh, tai nạn, thiên tai,... trong thời điểm hiện nay.
• Theo một thống kê thì có đến 72% nhà tài trợ rất hứng thú với Hybrid Event, lý do là cơ hội tiếp cận khách hàng tiềm năng sẽ cao hơn, chủ động trong việc có thêm nhiều khách hàng mới.
• Sự kiện hỗn hợp cùng góp phần làm giảm đi các vấn đề rủi ro như: người tham dự, an ninh, thời tiết, nơi tổ chức,... Góp phần tăng tính linh hoạt trong nhiều hoạt động của chương trình.
• Với Virtual Event, ta sẽ còn được cung cấp thêm các công cụ với khả năng phân tích, đo lường, ta có thể thực hiện báo cáo dữ liệu, nghiên cứu hành vi, mức độ tương tác, sự quan tâm,... từ đó giúp nhà tổ chức xây dựng kế hoạch hiệu quả.
• Sau mỗi chương trình trực tiếp, sẽ luôn có một lượng rác thải khổng lồ bị bỏ lại, thải ra môi trường, áp dụng giải pháp Hybrid Event chắc chắn sẽ giúp giải quyết vấn đề này.

Điều quan trọng số 1 với một chương trình hỗn hợp là gì?

Đến đây thì chắc hẳn các bạn đã biết những lợi ích mà Hybrid Event mang lại là gì rồi phải không! Vậy bạn có biết điều gì là quan trọng nhất với một sự kiện hỗn hợp hay không! Theo các chuyên gia, thì đó chính là sự tương tác, đây là yếu tố cốt lõi để tạo nên sự cảm xúc cho chương trình của chúng ta.

Mặc dù có lợi thế về khả năng kết nối người tham dự tại nhiều nơi, nhưng để đảm bảo sự kết nối giữa khán giả, khách mời, người tham gia trực tuyến không phải là điều đơn giản.

Chưa hết, ta còn phải quan tâm đến cả trải nghiệm của khách hàng, hãy đảm bảo sự đồng nhất về cả thời gian lẫn Concept chúng cho chương trình nhé. Đáp ứng được các yếu tố này, thì mới đảm bảo được một sự kiện hỗn hợp thành công.

Lưu ý khi tổ chức sự kiện Hybrid mà bạn nên biết:

Sau đây, H2 Events xin chia sẻ một số lưu ý khi tổ chức sự kiện hỗn hợp đảm bảo sự thành công cho bạn:

• Địa điểm tổ chức: Mặc dù Hybrid Event là sự kiện với nền tảng từ hệ thống công nghệ hiện đại, nhưng trước hết bạn nên tìm kiếm một địa điểm phù hợp để lắp đặt nhiều máy móc, thiết bị công nghệ cũng như xây dựng nhiều hạng mục phát trực tiếp nhé!
• Cách thức tổ chức: Do có 2 nhóm đối tượng là: trực tiếp và trực tuyến, do đó ta cần phải cẩn thận trong việc xây dựng cách thức tổ chức, đảm bảo sự trải nghiệm cho cả 2 nhóm trên. Đảm bảo những trải nghiệm giống nhau như: hoạt động, tính kết nối, tương tác,... giữa khách mời và người xem, bạn có thể thực hiện việc chia nhóm, tổ chức trò chuyện Video,... để giúp khách mời không có cảm giác như bị bỏ rơi. Cốt lõi là phải tạo được sự trải nghiệm tốt nhất cho người tham gia.
• Dữ liệu là chìa khoá: Ta có thể tận dụng các tính năng đo lường, báo cáo của loại hình sự kiện trực tuyến, từ đó đo lường, nghiên cứu hành vi, mức độ tương tác, sự quan tâm của khách hàng với chương trình. Việc tận dụng dữ liệu sẽ giúp ta có thêm nhiều kinh nghiệm, sau đó đưa ra các giải pháp phù hợp khi tổ chức chương trình cho mình.

Cần chuẩn bị các thiết bị nào khi tổ chức chương trình hỗn hợp?

Khi tổ chức loại hình sự kiện Hybrid Event, H2 Events khuyên ta nên chuẩn bị trước các loại thiết bị hiện đại sau đây:

• Thiết bị trình chiếu: Màn hình Led, TV, Cable kết nối, capture hình ảnh, web presenter, bàn Mixer trộn hình ảnh, máy quay, Camera 4K…
• Thiết bị âm thanh: Micro cầm tay, micro để bàn, Mic cài áo, loa Amate, bàn mixer âm thanh, Soundcard…
• Thiết bị kết nối: Laptop, Ipad, hệ thống đường truyền internet, tai nghe, Smartphone, máy tính/PC,...

Ta cần nhớ là phải đảm bảo được đường truyền Internet mạnh mẽ cho mình nhé, hệ thống Internet đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong các chương trình tổ chức sự kiện trực tuyến hiện nay, bạn sẽ không muốn chương trình của mình bị gián đoạn tín hiệu trong lúc thực hiện đâu đấy!

Lầm tưởng về khái niệm tổ chức Hybrid Event:

Nhiều người hiện nay khi nhắc đến Hybrid Event thì lại có suy nghĩ sai lệch về chúng, nhiều người có suy nghĩ rằng sự kiện hỗn hợp sẽ giống như kiểu phát trực tiếp cho khán giả xem vậy, ví dụ giống như Facebook Live.

Nhưng không phải thế đâu nhé! Hybrid Event là giải pháp sử dụng công nghệ và giúp cho khán giả trực tuyến được trải nghiệm sự kiện, kết hợp cả người tham gia trực tiếp và khán giá trực tuyến với nhau, cùng trải nghiệm một sự kiện càng giống nhau thì càng tốt. Dù là người xem, nhưng ta cũng có thể tham gia vào nhiều hoạt động giống như người tham dự trực tiếp. Đó mới chính là sự kiện hỗn hợp.

Dành cho bạn: Đơn vị tổ chức sự kiện hỗn hợp Hybrid Events uy tín hàng đầu 2022

Hy vọng bài viết trên đã giải đáp các thắc mắc cũng như giúp bạn hiểu rõ hơn về giải pháp tổ chức Hybrid Event. H2 Events sẽ còn mang đến các chia sẻ cho bạn với nhiều loại hình tổ chức sự kiện khác nữa. Nhớ đón đọc tại Website của chúng tôi nhé.

• Hotline: 0934.176.900 ( Mr Hiền)
• zalo: 0934.176.900 ( Mr Hiền)
• Website: www.phucthanhnhan.net