Tiết Lộ Cách Tổ Chức Sự Kiện Online Đảm Bảo Thành Công 100%

Sự kiện online đang là xu hướng tổ chức sự kiện HOT nhất hiện nay. Nếu bạn muốn tham khảo cách tổ chức sự kiện online để chuẩn bị cho một sự kiện chuyên nghiệp thì chỉ cần lướt xuống theo dõi bài viết dưới đây mà thôi!

Hướng dẫn cách tổ chức sự kiện online từ A đến Z

Bước 1 - Lên kế hoạch tổ chức sự kiện online

Bước đầu tiên trong cách tổ chức sự kiện online, để lên kế hoạch được tỉ mỉ, chi tiết, bạn chỉ cần đặt ra những câu hỏi để xác định những gì cần chuẩn bị.

• Thời gian cần bỏ ra để lập kế hoạch cho sự kiện là bao lâu? Thông thường, cách tổ chức sự kiện online hiệu quả (đặc biệt là sự kiện diễn ra nhiều ngày liên tiếp) là thời gian chuẩn bị đủ dài mới để tránh mắc phải sai sót hết mức có thể. Các sự kiện online thường có thời gian chuẩn bị từ 6 đến 12 tuần.
• Đối tượng tham gia sự kiện bao gồm những ai? Việc định hướng rõ sự kiện dành cho đối tượng nào sẽ giúp bạn đưa ra format phù hợp nhất.
• Lý do nào khiến người ta phải tham dự sự kiện? Hãy làm nổi bật nội dung, tiêu chí hoặc mục đích chính của sự kiện để khán giả có sự hào hứng, mong muốn được tham gia.
• Mục tiêu cần đạt được khi tổ chức sự kiện là gì? Xác định rõ mục tiêu là cách tốt nhất để mang đến một sự kiện thành công như mong đợi của ban tổ chức, khách mời và khán giả.
• Sự kiện sẽ cần loại hỗ trợ kỹ thuật nào? Bạn nên nhờ đến sự trợ giúp của các đơn vị cung cấp thiết bị kỹ thuật dành cho sự kiện trực tuyến. Họ sẽ mang đến những thiết bị hiện đại, đồng thời đội ngũ kỹ thuật cũng luôn sẵn sàng hỗ trợ sự kiện từ khâu đầu tiên cho đến khâu cuối cùng.
• Ngân sách bỏ ra để tổ chức sự kiện là bao nhiêu? Đối với các sự kiện, thì ngân sách thường dành cho: truyền thông, phát triển nội dung, khách mời, quà tặng, âm thanh, ánh sáng, thiết bị... Bạn cần phải thống kê chi tiết các loại chi phí có thể dự trù cũng như phân bổ ngân sách phù hợp.
• Làm thế nào để đo lường mức độ thành công của sự kiện? Tùy vào sự kiện sẽ có các tiêu chí đánh giá đo lường khác nhau. Sau đây là một số tiêu chí phổ biến để đánh giá sự kiện có thành công hay không: số người tham gia, kết quả khảo sát, thảo luận trên mạng xã hội, đánh giá trực tuyến...

Bước 2 - Lựa chọn công cụ tổ chức sự kiện online

Bước tiếp theo trong cách tổ chức sự kiện online là bạn phải cân nhắc sử dụng công cụ phù hợp với quy mô, mục đích của sự kiện. Sử dụng đúng công cụ sẽ góp phần rất lớn để tạo nên sự thành công của sự kiện. Để có thể xác định xem nên dùng công cụ nào (bài viết sẽ đưa ra ví dụ về lựa chọn công cụ thuộc nền tảng Zoom: Zoom Meeting, Zoom Webinar, Zoom Events) thì bạn nên dựa vào các yếu tố sau đây:

Số lượng người tham dự sự kiện online

• Số lượng người tham gia sự kiện online dưới 1000 người: Bạn nên chọn công cụ Zoom Meeting (cho phép tối đa 1000 người tham dự sự kiện).
• Số lượng người tham gia sự kiện online dưới 10.000 người: Bạn nên chọn công cụ Zoom Webinar (cho phép tối đa 10.000 người tham dự sự kiện và hơn 100 tham luận viên tương tác).
• Số lượng người tham gia sự kiện online dưới 50.000 người: Bạn nên chọn công cụ Zoom Events (cho phép tối đa 50.000 người tham dự sự kiện và hơn 100 tham luận viên tương tác).

Hình thức tương tác với khán giả

Cách tổ chức sự kiện online chuyên nghiệp là bạn phải chọn đúng phương thức tương tác với khán giả của mình. Có một số gợi ý dành cho bạn như sau:

• Nếu như bạn muốn khán giả xem video, nói hoặc chia sẻ màn hình của họ thì hãy thực hiện tổ chức sự kiện online bằng Zoom Meeting.
• Nếu như bạn muốn sự kiện ở chế độ chỉ xem, có thể kiểm soát những người tham dự nào được nhìn thấy hoặc nghe thấy thì thảo Zoom Webinar hoặc Zoom Events là lựa chọn hợp lý.

Đối tượng bên trong hoặc bên ngoài

Tùy vào đối tượng tham dự mà bạn có thể lựa chọn nền tảng tổ chức sự kiện khác nhau. Hãy tham khảo bạn nhé!

• Trong trường hợp những người tham gia sự kiện là người quen (nhân viên hoặc khách hàng) thông thường sẽ ít có nguy cơ bị gián đoạn hơn và có tỷ lệ tương tác trong suốt sự kiện cao, bạn hãy chọn Zoom Meeting. Vì đây là công cụ cung cấp cho chúng ta nhiều tính năng, giúp mọi người tương tác tốt hơn.
• Đối với nền tảng Zoom Events và Zoom Webinar, đây là hai nền tảng phù hợp dành cho những sự kiện mà bạn đang giao dịch với các nhóm lớn người tham dự không xác định. Zoom Webinar và Zoom Events sẽ cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn, xem ai có thể nói và xuất hiện trước camera.

Bước 3 - Xây dựng trải nghiệm tương tác

Xây dựng trải nghiệm tương tác là cách tổ chức sự kiện online giúp người xem quan tâm, tương tác nhiều hơn, góp phần tạo thành công cho sự kiện.

Trước sự kiện

• Đảm bảo sự kiện được thông suốt: Đảm bảo đường truyền internet luôn ổn định để không bị gián đoạn, thời lượng mỗi phiên sự kiện dưới một tiếng, hỏi đáp giao lưu với khán giả, có lịch nghỉ giữa các phiên sự kiện, tạo một chuỗi các phiên sự kiện được kết nối bằng cách chia phòng họp nhóm.
• Thảo luận chủ đề trên Zoom Chat: Bạn nên thiết lập và quảng bá kênh sự kiện với tất cả những người tham dự từ 2 tuần trước khi sự kiện bắt đầu và đặt câu hỏi để khuyến khích họ tương tác. Trong sự kiện, bạn cũng phải tạo các chat tăng hiệu quả tương tác.
• Trải nghiệm ảo: Bạn nên đầu tư xây dựng một mạng xã hội thu nhỏ nơi mà người tham gia có thể khám phá và các đối tác cũng có thể tổ chức những “gian hàng” ảo. Một số nền tảng hiện nay còn cho phép người tham gia tạo hình đại diện để tương tác trong môi trường ảo.

Trong sự kiện

• Bật tính năng hỏi đáp: Tính năng này cho phép người tham gia gửi câu hỏi đến diễn giả và họ sẽ nhận được câu trả lời trực tiếp hoặc bằng văn bản trong khi sự kiện diễn ra.
• Bật tính năng bỏ phiếu: Đây là cách tốt nhất để bạn nhận đánh giá, phản hồi từ trực tiếp từ khán giả trong phiên sự kiện.
• Chia phòng họp nhóm: Ngời tham gia sẽ tương tác với nhau trong các nhóm nhỏ hơn. Bạn có thể chỉ định người tham dự vào phòng họp nhóm ngay lập tức, chỉ định người tham dự tham gia họp nhóm trước hoặc cho phép họ tự chọn phòng họ muốn tham gia và tự do di chuyển giữa các phòng họp nhóm.
• Yêu cầu phản hồi từ khán giả: Hãy gửi một bảng khảo sát đến khán giả sau khi sự kiện vừa kết thúc bạn nhé! Nếu dùng Zoom Webinar, bạn có thể thiết lập bảng khảo sát khởi chạy tự động sau khi khách mời rời khỏi phiên sự kiện của riêng họ.

Bước 4 - Chuẩn bị sẵn sàng cho sự kiện trực tuyến

Để bắt đầu sự kiện, bạn hãy kiểm tra thật kỹ:

Danh sách kiểm tra của nhóm sản xuất

• Thiết lập cài đặt
• Bật phiên sự kiện thực hành
• Mời các tham luận viên
• Thiết lập phát trực tiếp
• Người ghi lại nội dung sự kiện

Danh sách kiểm tra của nhóm thuyết trình

• Chuẩn bị cho người thuyết trình
• Lịch trình cho người tham gia
• Tài liệu của diễn giả
• Giảm thiểu tiếng ồn
• Tối ưu hóa video
• Thiết lập hình nền
• Trang phục

Bước 5 - Tổ chức sự kiện online

Dưới đây là một số việc cần làm để khởi động sự kiện:

• Bắt đầu sớm: Hãy bắt đầu sự kiện sớm để đảm bảo không bị trục trặc trước giờ G.
• Kiểm tra cài đặt: Để xem có vấn đề gì cần khắc phục hay không.
• Kịch bản mở đầu: Bắt đầu sự kiện của bạn bằng một thông báo ngắn gọn.

Khi sự kiện bắt đầu thì bạn chỉ cần tiến hành đúng như đã lên kế hoạch mà thôi.

Có thể bạn sẽ cần: Bỏ túi ngay 8 ý tưởng tổ chức sự kiện Online vô cùng mới mẻ

Vậy là bài viết đã chia sẻ toàn bộ cách tổ chức sự kiện online cho bạn rồi đấy! Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn hãy áp dụng để tổ chức một sự kiện thật thành công nhé!

• Hotline: 0934.176.900 ( Mr Hiền)
• zalo: 0934.176.900 ( Mr Hiền)
• Website: www.phucthanhnhan.net