Viết Kịch Bản Tổ Chức Sự Kiện Trực Tuyến Và Những Lời Khuyên Quý Giá

Sự kiện trực tuyến hiện đang là xu thế. Hầu hết các tổ chức đều lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện này. Và nó đem lại hiệu quả rất cao vì tiết kiệm được chi phí, khán giả cũng đón nhận rất nhiệt tình. Để sự kiện diễn ra thuận lợi thì cần phải có một kịch bản hay, chuyên nghiệp. Vậy thì bạn đã biết những lưu ý khi viết kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến chưa? Nếu chưa thì hãy tham khảo bài viết ngay bạn nhé!

Vai trò của kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến

Giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ

Kịch bản là cách tốt nhất để biết được tổng quát cũng như chi tiết về sự kiện. Người viết kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến phải nắm rõ mục đích sự kiện thì mới lên kịch bản cụ thể, rõ ràng. Có một kịch bản chuyên nghiệp sẽ giúp ban tổ chức quản lý quy trình tổ chức sự kiện hiệu quả hơn. Nhờ đó mà mọi công đoạn từ khâu chuẩn bị cho đến khi sự kiện diễn ra luôn được suôn sẻ.

Phân chia công việc

Một kịch bản tổ chức sự kiện phải bao gồm việc phân công nhân sự cho từng nhiệm vụ cụ thể. Đây là điều mà nhiều người tưởng chừng sẽ không nằm trong kịch bản. Tuy nhiên, nếu thiếu sự bố trí nhân sự trong kịch bản thì sẽ không đảm bảo các khâu tổ chức được liền mạch, không bị gián đoạn. Vậy nên, hãy chú ý đến yếu tố này và hãy linh hoạt trong việc thay thế, bổ sung nhân sự để sự kiện được diễn ra chuyên nghiệp nhé!

Hạn chế những rủi ro

Chúng ta không thể đảm bảo sự kiện được tổ chức đúng như kịch bản 100% hoặc không xảy ra bất kỳ tình huống không mong muốn nào. Việc lên kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến càng chi tiết càng tốt sẽ giúp bạn hạn chế gặp phải rủi ro hết mức có thể. Nếu có vấn đề gì thì ta cũng có thể kịp thời ứng phó, thay đổi phương án sao cho phù hợp nhất.

Chính vì lẽ đó, người viết kịch bản sự kiện cần phải có nhiều kinh nghiệm dựa trên tư duy và tính toán các tình huống có thể xảy ra.

Giúp dự trù chi phí

Ngân sách là điều mà người ta quan tâm hàng đầu khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào chứ không riêng gì sự kiện trực tuyến. Kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến sẽ giúp ta biết được những hoạt động nào sẽ diễn ra, khách mời là ai, cần chuẩn bị những trang thiết bị như thế nào. Hãy xác định rõ ngân sách cần chi cho từng khâu cụ thể trong kịch bản. Qua đó, ta cũng có thể dự trù được ngân sách tổ chức sự kiện.

Những điều cần thuộc nằm lòng khi lên kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến

Chuẩn bị trước khi viết kịch bản

Một kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến đảm bảo có nội dung phù hợp, sáng tạo là khi bạn nắm rõ các thông tin chi tiết về sự kiện đó. Thông tin về sự kiện càng đầy đủ thì kịch bản được viết nên càng truyền tải đúng mục đích đặt ra. Nhờ đó mà sự kiện trực tuyến của bạn sẽ được thành công như mong đợi. Để chuẩn bị trước khi bắt tay vào viết kịch bản, bạn cần trả lời các câu hỏi sau đây thì sẽ biết được mục đích chính xác của sự kiện:

• Why: Tại sao cần phải tổ chức sự kiện này?
• What: Thông điệp của sự kiện là gì?
• Who: Đối tượng tham dự sự kiện bao gồm những ai?
• When: Khi nào thì sự kiện sẽ được diễn ra?
• Where: Sự kiện sẽ diễn ra ở đâu (nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến nào)?
• How: Sự kiện sẽ được tổ chức như thế nào?

Hãy dành thời gian để trả lời đầy đủ các câu hỏi trên, bạn sẽ phần nào nắm được nội dung sự kiện hướng tới. Bên cạnh đó, bạn kết hợp với các thông tin được cung cấp để viết kịch bản sao cho hiệu quả nhất.

Phân loại kịch bản

Tùy vào mỗi loại sự kiện cụ thể thì ta sẽ áp dụng cách viết kịch bản sao cho phù hợp nhất. Sau đây là một số loại kịch bản tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay:

Phân loại kịch bản theo loại hình

Đối với loại hình kịch bản thì kịch bản dành cho sự kiện khánh thành, khai trương với kịch bản sự kiện tri ân khách hàng hoặc kịch bản tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm sẽ có sự khác biệt. Cùng là tổ chức sự kiện kỷ niệm nhưng kỷ niệm 5 năm, 10 năm hoặc 20 năm thành lập tổ chức sẽ có kịch bản khác nhau chứ không thể giống nhau. Bạn cần phân biệt rõ để viết kịch bản sự kiện sao cho đúng.

Phân loại kịch bản theo mục đích

• Kịch bản sự kiện tổng quát: Là mẫu kịch bản tổng quát cho một sự kiện. Kịch bản có đầy đủ thông tin về timeline, nội dung chính, người trụ trách. Người tổ chức sự kiện có thể dễ dàng điều phối, quản lý và giám sát các chương trình diễn ra trong sự kiện dựa theo kịch bản tổng quát.
• Kịch bản chi tiết cho MC: Kịch bản này dành riêng cho người dẫn chương trình. Điểm khác biệt lớn nhất của kịch bản này so với các kịch bản khác là văn phong mượt mà, câu từ chau chuốt, nhằm thể hiện được sự trang trọng, chuyên nghiệp để MC có hoàn thành tốt vai trò của mình.
• Kịch bản âm thanh, ánh sáng: Được xây dựng dành cho đội ngũ kỹ thuật viên để họ có thể nắm bắt được quy trình diễn ra sự kiện, giúp cho việc thực hiện điều khiển hệ thống âm thanh, ánh sáng và bố trí nhân sự sao cho phù hợp.

Dưới đây là một số sự kiện trực tuyến được tổ chức nhiều nhất hiện nay, tùy vào từng sự kiện mà bạn có thể tham khảo thêm thông tin để viết kịch bản sao cho chuẩn nhất:

• Kịch bản sự kiện khánh thành, khai chương
• Kịch bản sự kiện ra mắt sản phẩm
• Kịch bản sự kiện tri ân khách hàng
• Kịch bản sự kiện kỷ niệm thành lập
• Kịch bản sự kiện lễ, Tết
• Kịch bản sự kiện giao lưu văn hóa
• Kịch bản sự kiện âm nhạc
• Kịch bản sự kiện trao giải thưởng
• Kịch bản sự kiện thực tế ảo
• Kịch bản hội thảo, hội nghị
• Kịch bản cuộc thi

Tiêu chí của một kịch bản chuyên nghiệp

Ngoài những chia sẻ ở trên, thì bạn đừng quên những lưu ý, nguyên tắc vàng sau đây giúp cho kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến được chuẩn chỉnh, logic:

• Kết cấu của kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến phải đầy đủ 3 phần gồm: phần mở đầu, nội dung chính và phần kết thúc.
• Kịch bản event phải truyền tải hết nội dung muốn gửi gắm cho khán giả bằng việc làm nổi bật được ý tưởng, chủ đề và thông điệp của sự kiện.
• Sự kiện trực tuyến không nên tổ chức quá với thời lượng quá dài như sự kiện thông thường. Tuy nhiên, thời gian tổ chức sự kiện cũng phải đảm bảo mang đến cho khán giả trải nghiệm hứng thú, không bị cụt hứng cũng như nhàm chán. Việc cân đối thời gian hợp lý cũng giúp bạn tối ưu ngân sách.
• Nội dung của kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến nên đáp ứng được tính logic, bạn cần sắp xếp các hoạt động diễn ra theo trình tự hợp lý, tạo được sự liền mạch, cuốn hút.
• Trong sự kiện nên có điểm nhấn, nhờ những giây phút khiến người ta ấn tượng thì sau đó mọi người sẽ bàn luận về sự kiện nhiều hơn trên các phương tiện truyền thông, mạng xã hội.

Có lẽ bạn quan tâm: Chia sẻ cách lên kịch bản livestream chuyên nghiệp, tương tác cực cao

Vậy là bài viết ở trên đã chia sẻ đến bạn một số thông tin cần biết khi viết kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến rồi đấy! Hy vọng rằng, bài viết này sẽ hữu ích đối với bạn và thông qua bài viết này thì bạn có thể lên được một kịch bản sự kiện trực tuyến chuẩn, chuyên nghiệp, góp phần mang đến thành công cho sự kiện. Cám ơn bạn vì đã theo dõi bài viết này nhé!